Самый старый документ, хранящийся в городском архиве, датирован 1928 годом, когда не то что самого архива, даже города еще не существовало… Всего в архиве сформировано 137 фондов - почти 53 тысячи единиц хранения, свыше 600 из них фотографии. Это 10 млн различных документов. Начальник архивного отдела Мария Кузнецова приглашает посмотреть на некоторые из них.
Первый этаж, второй…Длинные коридоры, тяжелые металлические двери, а за ними – бесконечные стеллажи с коробами… Первые минуты тишина, царящая здесь, кажется звенящей. Ступаем в святая святых, туда, куда нет доступа посторонним, где хранится прошлое города. Под ногами скрипит деревянный пол. Вот она, оказывается, какая – история…
Как пройти в архив
За свою историю архив пережил много переездов. С сентября 2003-го он занимает часть здания по ул. Чапаева, 25, построенного в 1952 г.
Основное комплектование архива началось в конце 90-х. После переезда на Чапаева, 25 проведена масштабная работа по систематизации документов, - рассказывает Мария Алексеевна, открывая хранилище, где находятся дела первого фонда: решения исполкома (позднее – постановления главы города), решения Совета депутатов и другие документы постоянного срока хранения.
Архивный отдел – это структурное подразделение городской администрации, которое курирует архивы организаций-источников комплектования. Сейчас здесь работают четыре человека: помимо начальника, главный специалист Елена Устюгова, ведущий специалист Ирина Тищенко и архивариус Анастасия Захарова. Они проводят разноплановую работу по комплектованию и систематизации архивных документов, созданию научно-справочного аппарата, ремонту ветхих дел и архивных коробов, рациональному размещению документов и обеспечению их сохранности.
Есть еще технический работник, которая отвечает не только за чистоту в помещениях, но и занимается обеспыливанием дел. Процесс этот очень важный, проходит с использованием специального пылесоса. Каждый короб нужно открыть и обработать. Обеспыливание фонда проводится два раза в год.
- Каждое хранилище закрывается на ключ, - продолжает показывать мне здание Мария Алексеевна. - За ключевое хозяйство отвечает главный специалист, она же ведет базу данных «Архивный фонд», где фиксируются все заголовки дел, которые есть на хранении, база передается в Министерство культуры РХ, курирующий орган архива. Потом эти сведения направляются в федеральную государственную информационную систему «Архивный фонд»… Главный специалист также ведет проверку наличия документов, чтобы выявить дела с затухающим текстом (они подлежат реставрации) или помятыми обложками (их нужно заменить), необнаруженные документы (их нужно объявить в розыск).
Большую часть времени сотрудники архива посвящают исполнению социально-правовых запросов из Пенсионного фонда (перед оформлением пенсии необходимо уточнить стаж, размер зарплаты, которую человек получал). Бывают и тематические запросы. Например, когда люди оформляют в собственность гаражи или дома старой постройки, им требуется выписка из решения (постановления) о выделении земельного участка под строительство. Всего в год специалисты обрабатывают 3 – 3,5 тысячи запросов (в месяц выдается от 250 до 400 справок).
Часто сюда обращаются по розыску родственников, но в городском архиве хранятся в основном документы ликвидированных предприятий и организаций, хранители лишь в силах подтвердить факт, что человек работал. Единственная возможность узнать больше о личных данных – если в личной карточке была внесена запись о месте жительства, о составе семьи). Поэтому генеалогическими поисками архивный отдел не занимается.
Кстати, прийти в архив в любое время, как в библиотеку, не получится: для посетителей есть часы приема – в понедельник и среду с 9 до 12 часов. В остальные дни двери для посторонних закрыты – таков порядок. Даже исследователи, пишущие научные работы, делают официальный запрос на определенный документ за три дня. Специалисты находят нужное дело в фондах и принимают решение, допустим ли документ для общего доступа, только потом приглашают исследователя в читальный зал.
КСК и еще 130 предприятий
В городском архиве можно найти документы более 130 предприятий Черногорска, ликвидированных в разные годы. Самый объемный фонд у камвольно-суконного комбината – 8056 дел! КСК отдали целых два хранилища. В первом хранятся личные карточки и приказы о приеме на комбинат и увольнении. Во втором – только ведомости по начислению заработной платы.
Входим в большую комнату с десятками стеллажей, в которых сотни коробов, а в них – тысячи дел. Это всё, что осталось от огромного предприятия, некогда кормившего половину черногорских семей.
Хранятся дела второй описи (расчетные ведомости, приказы по личному составу) 75 лет (с 2003 года – 50 лет), то есть сейчас по правилам должны списываться расчетные ведомости 1930-х-начала 1940-х годов, но иногда у хранителей рука не поднимается это сделать.
- Недавно был показательный случай: пришел запрос из Москвы – женщина разыскивала информацию о своей тёте, знала, что она работала на давно исчезнувшей шахте Крайтопа, - рассказывает Мария Алексеевна. - Я стала смотреть и нашла нужную фамилию в приказе, написанном на газете 1942 года. В военные годы, когда в дефиците была обычная бумага, приказы писали на том, что было под рукой, в том числе на обрывках газет, простым карандашом… Подпись директор ставил красным карандашом, чтобы ее можно было рассмотреть среди печатного текста. В этом случае тоже пришлось долго разглядывать приказ, но все же получилось, сделала выписку и направила её в Москву. Позже созвонились с женщиной, она со слезами благодарила, ведь для нее это оказалось настоящей ценностью.
Порядок –
первым делом
Сказать, что в архиве царит безукоризненный порядок, ничего не сказать. На каждой двери – топографический указатель, где обозначено, какие здесь хранятся фонды. В каждом хранилище есть книга выдачи документов, там сотрудники фиксируют, какое дело и из какого фонда взяли. Это исключает потерю документа и ведется учет использования архивных документов. В самом помещении еще и реестр, где делается пометка, если дело требует реставрации.
Кажется, разыскать нужный документ даже в десятках фондах можно в считанные минуты, однако так кажется только непосвященному.
- Раньше делопроизводство не было так отлажено, как сейчас, зачастую листы в делах подшиты непоследовательно, поэтому по возможности проводим экспертизу, переплетаем и нумеруем - объясняет начальник архива.
Сотрудники архива признаются, что работая с документами 50-60-летней давности, часто делают открытия, обнаруживают интересные факты из истории города.
- Недавно готовила информацию по запросу и обнаружила решение исполкома 1952 года об обязательном чипировании собак, а для тех, кто проигнорировал его, был предусмотрен штраф, - рассказывает Мария Алексеевна.
- Мне запомнилось решение об обязательной вакцинации против брюшного тифа, к сожалению, не запомнила год… - добавляет главный специалист Елена Устюгова. - Как-то наткнулась на постановление о запрете продавать билеты в кинотеатр в будние дни школьникам младше 16 лет, его приняли, чтобы дети не прогуливали школу. Еще читала о том, что все парикмахерские обязали иметь одноразовые полотенца, а владельцы лошадей должны были содержать их в чистоте и тщательно следить за их здоровьем, потому что какая-то болезнь вызвала мор среди животных. Находили решение исполкома о том, чтобы обязать ГОРОНО ликвидировать безграмотность среди горожан…
Старые дела – новые возможности
Но и это еще не весь спектр работ архива: коллектив ставит своей задачей не только выдачу справок, реставрацию дел, но и создание новой электронной базы решений исполкома Черногорска о выделении земельных участков под строительство домов и гаражей. Когда приходит запрос на эту тему от преемников тех, кто когда-то получил землю от города, искать нужное постановление можно долго, и не всегда поиск результативен, ведь для этого надо знать дату подписания постановления и его номер… Как это возможно, если на руках нет никаких документов? Новая база позволит находить нужные сведения с одной лишь фамилией. Работа масштабная, но не страшит сотрудников. Не спеша, скрупулезно, они перелистывают ветхие листы, разбираясь в надписях, сделанных вручную или напечатанных на машинке. Такое дело не терпит суеты, но и хранители, пожалуй, самые усидчивые, аккуратные и внимательные люди, которые могут часами не поднимая головы листать старые дела, вглядываться в почти стершиеся строки, выжимать из них важную информацию буква за буквой.
- Этой работой я занимаюсь недавно, около двух недель, внесла в таблицу 1300 человек, получивших землю с 1948 по 53-й годы, - рассказывает Елена Устюгова, которой поручили создание новой электронной базы. - Разбираться в старых постановлениях и решениях непросто, сталкиваешься с тем, что где-то забыли указать адрес человека, где-то сделали ошибку в фамилии. Часто бывают несовпадения в датах или данных участка. А еще указаны исчезнувшие улицы (хорошо, что в архиве есть база переименованных улиц, она создавалась много лет в бытность прежних руководителей).
- Иногда человек, печатавший документ на печатной машинке, не замечал ошибки или не хотел исправлять их, а перепечатывать страницу, видимо, было не принято, может, бумагу экономили, - показывает пожелтевшие листы Елена.
Ведется в архиве и оцифровка ветхих документов с помощью визуализатора, с помощью которого старые документы переводятся в электронный вид без расшивки. Со временем бумага истлевает, текст практически стирается (специалисты архива говорят «затухает»), поэтому создавать электронные копии – необходимость.
- Производим оцифровку дел постоянного хранения, - добавляет Мария Алексеевна. – В первую очередь – решения исполкома. Работа это кропотливая, занимает много времени, ведь оцифровать нужно каждый лист, а их до 250 в одном деле… Есть старые дела, где по 450 страниц.
Трепет от соприкосновения с историей не мешает сотрудникам архива четко и внимательно работать с документами, которые создавались задолго до их рождения. Для них эти бесконечные стеллажи не призрачное облако нашего прошлого, а доподлинная биография города, свидетельство жизни наших предков. И передать его будущим поколениям можно только с помощью стройной системы и безукоризненного порядка, на поддержание которого способны только истинные хранители истории.
Анастасия ХОМА,
фото автора
«ЧР» № 90 от 23 ноября 2021г.